Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica que opera Ordexa en Colombia. Su identificación, NIT, domicilio y datos de contacto deben completarse aquí antes de publicar esta política. Mientras el producto está en acceso anticipado, el equipo de Ordexa actúa como responsable de los datos de las cuentas y como encargado del tratamiento de los datos de los clientes de cada tienda.

2. Qué datos tratamos

• Datos de la cuenta: nombre, correo, rol, nombre del negocio, país, zona horaria y preferencias de configuración.
• Datos de pedidos de tu tienda: número de pedido, nombre del cliente, teléfono, correo, dirección de entrega, productos, cantidades, valores en COP, método de pago y tipo de entrega.
• Datos de conversación: mensajes de WhatsApp, elecciones de botones, transcripciones y metadatos de llamadas (fecha, duración, resultado y estado del consentimiento).
• Datos técnicos: registros de acceso, direcciones IP, identificadores de sesión y eventos de auditoría necesarios para operar y proteger el servicio.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos para las siguientes finalidades, directamente relacionadas con el servicio:

• Crear y administrar la cuenta y los usuarios del equipo de la tienda.
• Ejecutar la confirmación de pedidos por WhatsApp y llamadas con IA, incluidas correcciones de datos.
• Sincronizar pedidos y estados con la tienda conectada, cuando el comerciante lo autorice.
• Mostrar historial, evidencia y métricas de operación dentro del panel.
• Atender solicitudes de soporte, seguridad y auditoría.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

No usamos los datos de los clientes de tu tienda para publicidad, venta a terceros ni entrenamiento de modelos con proveedores externos. Cualquier uso distinto requiere autorización expresa y una revisión legal previa.

4. Base legal y autorización

El tratamiento se fundamenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, en la ejecución de la relación contractual y en el cumplimiento de obligaciones legales, conforme a la Ley 1581 de 2012. La tienda comerciante debe obtener la autorización de sus clientes al momento de la compra o del contacto y debe informar las finalidades aquí descritas. Ordexa respeta la revocatoria de la autorización y el opt-out.

5. Encargados, subprocesadores y transferencias

Para operar el servicio, Ordexa puede apoyarse en proveedores que tratan datos por cuenta del responsable. Los principales son:

• Meta / WhatsApp Business Platform — envío y recepción de mensajes de WhatsApp, estado de plantillas y verificación empresarial.
• ElevenLabs — síntesis de voz, llamadas con IA y transcripciones.
• Shopify — lectura de pedidos y escritura de etiquetas de estado cuando la tienda conecta su cuenta.
• Proveedor de infraestructura y base de datos — alojamiento, colas y almacenamiento cifrado. Su nombre y ubicación deben confirmarse antes de publicar.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar datos fuera de Colombia. En ese caso se aplicarán las reglas de transferencia internacional de la Ley 1581 de 2012 y se exigirán garantías contractuales adecuadas. El listado definitivo, las ubicaciones y los contratos deben verificarse con revisión legal antes de publicar esta política.

6. Retención

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, atender reclamaciones y cumplir obligaciones legales. Los datos de prueba del centro de pruebas se excluyen de los reportes y se eliminan según la configuración de retención. La ventana exacta de retención de grabaciones y transcripciones está pendiente de definición y revisión legal. Puedes solicitar la eliminación de los datos de un cliente de tu tienda; la solicitud se atiende por el canal de soporte que se defina.

7. Seguridad de la información

Aplicamos aislamiento por tienda, permisos por rol, acceso mínimo y registro de auditoría. Las credenciales de integraciones se almacenan cifradas y no se vuelven a mostrar en la interfaz después de guardarse. Estas afirmaciones deben validarse técnicamente antes de publicarse como compromiso contractual; no afirmamos certificaciones (ISO, SOC 2, PCI) que no tengamos.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer estos derechos, el titular o el comerciante responsable debe escribir al canal de soporte que se habilite. Mientras el producto está en acceso anticipado, las solicitudes se atienden a través del canal de contacto definido con cada cliente.

9. Menores de edad

Ordexa no está dirigido a menores de edad. No solicitamos datos de menores de forma intencional. Si detectamos un tratamiento que requiera autorización especial, se escalará para revisión y se adoptarán las medidas correspondientes.

10. Cookies y tecnologías similares

Usamos una cookie de sesión necesaria para autenticar el acceso al panel. No usamos cookies de publicidad ni rastreo de terceros en esta versión. Si se incorporan herramientas de analítica, esta sección se actualizará con sus finalidades y mecanismos de consentimiento.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el producto o en la ley. Publicaremos la fecha de actualización y, cuando el cambio sea sustancial, avisaremos por los canales de la cuenta. La versión vigente será siempre la publicada en esta página.

12. Contacto

Los canales de contacto para privacidad y protección de datos están por definir y deben publicarse antes del lanzamiento. Mientras tanto, las solicitudes se atienden por el canal acordado con cada cliente del acceso anticipado.